Captação de recursos com face to face - cara a cara

O Face-to-face é uma estratégia de captação de recursos onde captadores vão às ruas em busca de doadores recorrentes. Neste contato cara a cara eles apresentam a causa e a instituição para sensibilizar o público. A conexão pessoal é a força motriz desse modelo de captação de recursos.

captação de recursos com face to face - pessoas na rua

Você provavelmente já ouviu a frase “Se a montanha não vai a Maomé, Maomé vai à montanha”.

 O ditado popular fala da necessidade de agir. Fazer ao invés de esperar.

Esta é a filosofia por trás da captação de recursos face-to-face. Não aguardar o seu doador. Ir buscá-lo na rua, sem medo de receber um “não”.

O face-to-face foi lançado pelo Greenpeace e se espalhou pelo mundo todo devido ao seu sucesso.

Apesar do alto retorno, esta estratégia precisa ser muito bem pensada. O face-to-face demanda muita organização e recursos para funcionar.

Será que sua organização pode se beneficiar desta estratégia? Vamos descobrir!

Tamanho do mercado no Brasil

Infelizmente, não há dados sobre o montante arrecadado por organizações sociais no Brasil com face-to-face. 

Porém, sabemos que brasileiros doam anualmente 0,2% do PIB. É o que diz a Pesquisa Doação Brasil do Instituto para o Desenvolvimento do Investimento Social (IDIS). Em 2019 esse montante foi de R$ 17 bilhões.

Assim, podemos concluir que a doação de indivíduos, que engloba o face-to-face, é uma fonte de recursos extremamente relevante para organizações sociais.  

Só a ONG Médicos Sem Fronteiras, por exemplo, conta com 500 mil doadores no Brasil – conquistados principalmente através de face-to-face.

Perfil do mercado no Brasil

O face-to-face é uma estratégia de captação de recursos que gera bons retornos se executada com consistência. Isso demanda um investimento elevado de recursos financeiros e requer um longo tempo de maturação.

Devido à complexidade da estratégia, as principais organizações que a executam no Brasil são grandes. Posso citar como exemplos  Greenpeace, wwf, Oxfam, Médicos Sem Fronteiras e Teto.

Esta estratégia é feita para minha organização?

Captação de recursos com face to face - dúvida

Para saber se essa estratégia de captação de recursos serve para sua instituição você deve se fazer as três perguntas abaixo: 

1. Tenho os recursos necessários? 

Contratar uma equipe, disponibilizar o material necessário, investir em treinamentos… O face-to-face é uma estratégia que requer investimento financeiro alto

Por isso, é importante calcular o custo total do investimento e ver se ele cabe no seu orçamento.

2. Tenho pessoas em número suficiente para formar a equipe?

Face-to-face é uma estratégia baseada em elevado número de pessoas. Quanto mais captadores indo às ruas, mais pedidos. Quanto mais pedidos, mais doação.

Essas pessoas podem ser voluntários, membros da sua equipe ou terceirizados. Em qualquer um dos casos, ter muitas pessoas é fundamental. 

Reflita se você consegue mobilizar todas essas pessoas para serem seus captadores.

3. Tenho o tempo necessário?

A face-to-face é uma estratégia de captação com retorno a longo prazo. Portanto, você precisa de tempo para esperar o retorno do seu investimento. 

Se você precisa de recursos para o próximo mês ou para resolver débitos pendente, talvez seja mais apropriado olhar estratégias de maturação em curto prazo. Dá uma olhada nos posts da Norte sobre realização de eventos, financiamento coletivo e editais.

Na prática como fazer?

Captação de recursos com face to face - quebra cabeça

A captação de recursos com face-to-face pode frutificar e gerar muitos recursos para sua ONG! Mas não deixe de seguir os passos abaixo para aumentar sua chance de sucesso.

1º passo: Definir um caminho

Existem 3 formas de fazer captação de recursos via face-to-face. Escolha a que melhor se adequa à sua organização.

1. Contar com voluntários

Reunir e treinar uma equipe de voluntários para pedir recursos nas ruas. A ONG Teto é uma das referência nesta área. Uma vez por ano, durante a chamada coleta, jovens voluntários da organização vão às ruas pedir recursos para pedestres. Até 2019 era a principal fonte de recursos da organização.

Pontos positivos
  • Não há gasto com pessoal
  • Total alinhamento dos captadores com o propósito da organização
Pontos negativos
  • Elevado gasto de tempo para treinar os voluntários
  • Necessidade de uma rede de voluntários ampla e engajada
  • Dificuldade de cobrar resultados de mão de obra não remunerada

2. Desenvolver uma equipe remunerada 

Reunir e treinar uma equipe de pessoas remuneradas para pedir recursos nas ruas. A ONG Médicos Sem Fronteiras faz isso. Todo ano milhares de jovens são atraídos por propostas de trabalho de meio período e treinados para ir às ruas captar recursos.

Pontos positivos
  • Pessoas contratadas, que podem ser cobradas pelo resultado
  • Controle do processo de treinamento e monitoramento
  • Proximidade entre captadores e propósito da organização
Pontos negativos
  • Alto gasto financeiro com pessoal
  • Alto gasto de tempo para treinar a equipe

3. Terceirizar

Contratar uma empresa para cuidar de todo processo da captação face-to-face, delegando as etapas de recrutamento, treinamento de supervisão. 

Pontos positivos
  • Pouco tempo gasto com a estratégia
Pontos negativos
  • Alto custo de contratação da empresa
  • Pouco alinhamento entre captadores e propósito da organização

2º passo: Planejar

Depois de escolher um caminho, você deve elaborar um planejamento bem completo dos seus próximos passos.

Sente com a sua equipe e coloque no papel os três números vitais da sua estratégia

1Meta de doadores conquistados 

Quantos doadores você espera captar até o final da campanha

2Meta de captação de doação

Quanto você deseja arrecadar com a captação de recursos face-to-face?

3O custo da estratégia 

Para saber quanto vai custar para implementar o face-to-face é preciso contabilizar os seguintes gastos:

  • Time de captação 

Se você executar sua estratégia com voluntários, esta linha do seu orçamento será bem mais barata.

Se, por outro lado, preferir contratar captadores, será um gasto significativo que deve ser levado em conta.

A ONG Médicos sem Fronteiras oferecia, em 2017, um salário mínimo para captadores face-to-face trabalhando em meio período. Considere esse valor como uma base.

  • Materiais de apoio

Sua equipe vai precisar de materiais de apoio para ter sucesso na captação. Aqui falo de coletes de identificação e materiais para colher as informações e fazer o cadastro dos doadores. Você pode optar por trabalhar com fichas de papel ou aplicativos. Estes últimos são bem mais práticos e eficientes!

  • Materiais de comunicação

O captador vai precisar também de materiais de comunicação para mostrar aos pedestres um pouco da atuação da organização. Pode ser um tablet com vídeos ou mesmo algo em papel. O importante aqui é tangibilizar o trabalho da organização. 

  • Treinamento da equipe

Esta é uma etapa vital da sua projeção de custos. Para treinar sua equipe você precisará necessariamente levar em consideração os seguintes custos:

  1. Aluguel do local de treinamento, se houver
  2. Tempo de quem treinará a equipe
  3. Gasto com transporte e alimentação para o treino
  4. Material de treinamento

3º passo: Executar a estratégia

captação de recusos com face to face - estratégia

Depois que tudo estiver planejado, é hora de agir! Você precisará montar e treinar sua equipe, criar os materiais necessários, definir os locais de atuação e finalmente, ir para rua. 

Montando a equipe

Não há um número certo de pessoas que devem compor sua equipe. Porém, alguns fatores devem ser considerados: 

  1. Meta de doadores a captar por mês
  2. Dias em que os captadores irão à rua
  3. Quantos captadores sairão por dia 

Faça essas contas e comece contratando um número baixo de pessoas. Como dito, face-to-face é uma estratégia complexa de captação de recursos. Exige muito investimento de tempo e dinheiro. Comece testando com uma equipe pequena.

Lembre-se que, com o tempo, a sua equipe tende a se aprimorar e aumentar o número de doadores convertidos.

Treinando a equipe

Depois que seu time estiver montado, ele vai precisar de treinamento. 

O discurso da equipe é a parte mais importante do processo de captação. Ele que vai engajar as pessoas e convertê-las em doadores. 

É imprescindível que o captador saiba falar com paixão e ao mesmo tempo naturalidade sobre a causa e a instituição. 

Somente um treinamento bem feito vai possibilitar tudo isso.

O Médicos Sem Fronteiras realiza treinamentos periódicos para seus captadores. As sessões são dinâmicas e incluem casos de sucesso, reconhecimento a bons captadores, simulações e muitas informações sobre a organização.

Definindo as rotas

Esta é uma parte fundamental da sua estratégia de captação de recursos face-to-face. Escolher as horas e lugares certos para pedir dinheiro é fundamental para o sucesso!

Quando e onde?

O mais importante é definir o local. A rua escolhida deve ter elevado fluxo de pessoas. Quantos mais pedestres, mais abordagens. Quanto mais abordagens, mais conversões!

Locais indicados são saídas de metrô, sinais com muitos pedestres e grandes ruas e avenidas.

Além das ruas, também se pode captar em aeroportos e até mesmo dentro de empresas! O importante é ter grande fluxo de pessoas e, claro, ser permitido. 

O melhor horário depende do local. Via de regra, é a hora do rush. Mas se for uma rua com muitas empresas, por exemplo, pode ser a hora do almoço. Se for um aeroporto, a hora de chegada da maioria dos voos.

Frequência de saída às ruas

O ideal são 6 horas por dia de captação, de segunda a sexta. Isso já permite um bom resultado.

Apesar da jornada de trabalho padrão ser de 8 horas por dia, cabe lembrar que captação de recursos face-to-face é uma tarefa exaustiva.

Acompanhando os resultados

Acompanhar os resultados é fundamental para analisar se a campanha está sendo produtiva e como é possível melhorar a performance do time de captação.

Os indicadores são as “ferramentas” que vão te ajudar a fazer essa análise. São os chamados KPIs, indicadores chaves de performance. Mas só é possível calcular todos esses indicadores com dados da captação de recurso e com os resultados. 

Por exemplo, o tempo que o captador trabalhou por dia, quantas pessoas pararam para conversar com ele, quantas ele conseguiu converter em doador. Por isso a importância de registrar essas informações. Seja nos formulários, em  fichas de papel ou em aplicativos no tablet.

Os principais indicadores são:

  • Taxa de conversão 

É o total de pessoas abordadas dividido pelo total de pessoas convertidas em doadores. Esse indicador vai te ajudar a verificar a eficiência do captador.

  • Ticket médio 

É o valor médio das doações recebidas. Você vai somar o montante arrecadado e dividir pelo número de doações recebidas. 

  • Percentual de meta alcançada 

Quantidade da meta que já foi alcançada. Assim você consegue verificar quanto tempo precisa para arrecadar a meta.

  • Custo de aquisição 

Valor do custo total da estratégia dividido pelo número de doações recebidas. Assim é possível saber quanto cada aquisição de doador está te custando.

  • Percentual de retenção

É o total de doadores convertidos divididos pelo total de doadores que permanecem doando ao longo do tempo. Esse indicador vai te ajudar a saber quantos doadores continuam doando e se a sua estratégia de comunicação de retenção está funcionando.

  • ROI

É o total arrecadado dividido pelo total gasto na campanha. Serve para verificar se o seu investimento está dando retorno.

  • Sign-up por hora

É a quantidade de filiações divididas pelas horas trabalhadas. Esse é mais um KPI que vai te ajudar a verificar a eficiência do captador. Um sign-up bom é por volta de 0,45 ou 0,50.

5 dicas matadoras da Norte para fazer sua captação com Face-to-face

Algumas dicas simples para te ajudar a mandar muito bem na captação de recursos com face-to-face!

1. Invista em tecnologia

captação de recursos com face to face - tecnologia

As fichas e formulários de papel custam menos mas demoram para serem preenchidas. A utilização do tablet e dos aplicativos específicos para dados de face-to-face são mais rápidos e eficientes. 

O uso dos aplicativos facilita calcular os indicadores de performance, evita erros de preenchimentos, permite a validação instantânea de CPF, CNPJ, CEP e dados de pagamento dos doadores, diminuindo o tempo de entrada dele no sistema. 

Os dados são adicionados em tempo real ao fluxo de comunicação da organização, acionando ferramentas de disparo de e-mail marketing ou de SMS, possibilitando uma conexão maior entre a ONG e o doador.

É evidente o quanto o uso da tecnologia pode acelerar esse processo de captação de recursos.

2. Retenha seus doadores

Quando se  trata de doação recorrente, o momento em que o doador é captado nas ruas é apenas o começo do seu relacionamento com ele. A partir daí começa todo um trabalho de retenção desse doador

A melhor forma de fazer essa manutenção é nutrindo ele com boa comunicação, provendo informação relevante sobre a sua instituição e seus projetos. 

Envie e-mails e SMSs periódicos com updates dos projetos. Mostre como a doação dele está sendo investida na instituição. Faça com que ele se sinta parte dela!

3. Invista nos treinamentos 

O time de captação vai ser a voz da sua instituição nas ruas. Ele vai representar sua instituição e apresentar para as pessoas sua causa e os projetos. Eles precisam ter na ponta da língua toda a informação.

O ideal é que a frequência dos treinamentos seja semanal, ou no máximo quinzenal para que a equipe entenda bem a causa e consiga montar uma estratégia de comunicação eficiente.

A importância dos treinamentos não está somente no aprendizado dos captadores. Eles são uma oportunidade para o time trocar feedbacks sobre o que está sendo perguntado nas ruas pelo público e usar isso para melhorar os discursos.

4. Insista nos contatos recolhidos 

Não desista das pessoas que foram abordadas e não viraram doadoras. Só o fato delas pararem para ouvir o captador e disponibilizarem o e-mail e telefone já demonstra algum interesse em doar para a ONG

Use os contatos que foram recolhidos e se comunique. Envie e-mails e SMSs com informações sobre a instituição e sobre os projetos. Continue pedindo pela doação.

Talvez ela só precise saber um pouco mais sobre a causa e os projetos da sua instituição para virar doadora. Aquele empurrãozinho final, sabe?

5. Crie dinâmicas de captação interessantes

Tenha criatividade na hora de abordar potenciais doadores nas ruas! Vá além de uma simples pergunta inicial.

Lembro de assistir um caso bem legal numa palestra da ONG Oxfam no Festival de Captação de Recursos da Associação Brasileira de Captadores de recursos, em 2015! Eles levaram para a rua um iglu interativo, com vários tablets. Nele havia um jogo com informações sobre o aquecimento global

O pedido de doação só era feito após a experiência lúdica e a conscientização do potencial doador.

A experiência aumentava significativamente a possibilidade de conversão. As pessoas ficavam mais propensas a doar depois de terem se divertido e, ao mesmo tempo, conhecido novos dados.

Curtiu a captação de recursos face-to-face? Essa estratégia é um SUPER desafio, mas também pode te dar grandes resultados.

Boa sorte ao implementá-la! E conte comigo 🙂

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